Dasar-dasar Perencanaan dan Pengambilan Keputusan

Diterjemah dan disunting dari lembar presentasi Charlie Cook yang diterbitkan Houghton Mifflin Company

Objek Pembelajaran

Setelah mempelajari bab ini anda harus mampu :

• Mengambil kesimpulan tentang fungsi pengambilan keputusan dan proses perencanaan.
• Mendiskusikan fungsi dari tujuan organisasi, dan mengidentifikasi macam-macam tujuan tersebut. Mendiskusikan siapa yang menetapkan tujuan dan menjelaskan bagaimana caranya memanej banyak tujuan yang berbeda.
• Mengidentifikasi macam-macam perencanaan organisasional, memberikan gambaran tentang kerangka waktu pelaksanaan, mendiskusikan tentang siapa yang melakukan perencanaan, dan menjelaskan tentang perencanaan contingency.
• Mendiskusikan bagaimana perencanaan taktis dibangun.
• Menjelaskan tipe dasar dari perencanaan operasional yang digunakan oleh organisasi.
• Mengidentifikasi penghambat utama terhadap tujuan organisasi dan perencanaan, bagaimana organisasi menanganinya dan bagaimana menjadikan tujuan menjadi sebuah perencanaan yang mampu terimplementasi.

Tujuan Organisasi

Manfaat dari tujuan organisasi :

• Menyediakan kisi-kisi dan menyatukan arah bagi pelaku-pelaku yang ada di organisasi.
• Menentukan kualitas dari hal-hal lain yang ada dalam suatu perencanaan.
• Memberikan motivasi kepada pekerja yang ada dalam organisasi.
• Menyediakan mekanisme yang efektif untuk memberikan evaluasi dan pengawasan dari organisasi.

Macam-macam Tujuan

Menurut tingkatannya :

• Mission Statement. Adalah pernyataan tentang tujuan dasar dari sebuah organisasi.
• Strategic goals. Adalah tujuan yang dibuat dan diperuntukkan manajemen puncak organisasi yang berisiskan hal-hal yang bersifat umum.
• Tactical goals. Dibuat dan diperuntukkan manajemen menengah yang membuat sesuatu yang bersifat lebih operasional untuk mensukseskan strategic goals.
• Operational goals. Dibuat oleh dan untuk manajemen yang lebih bawah yang menyangkut hal-hal yang mendukung tactical goals.

Menurut areanya :

Tujuan disesuaikan dengan berbagai area yang berbeda dalam sebuah organisasi.

Menurut kerangka waktunya :

Tujuan dapat dibuat untuk jangka panjang, menengah, atau pendek, bersifat tetap atau sementara sesuai dengan kebutuhan organisasi.

Tanggungjawab untuk Menetapkan Tujuan

Siapakah yang menetapkan tujuan ?

Keseluruhan manajerial harus terlibat dalam menyusun tujuan organisasi. Tingkat tanggungjawab dalam menentukan tujuan organisasi harus menyesuaikan tingkatan manajerial dari manajer bersangkutan.

Memanaje tujuan yang beragam

Optimisasi membuat seorang manajer dapat menyeimbangkan atau menyesuaikan adanya tujuan yang menyimpang atau bertentangan dalam organisasi. Manajer diperkenankan memilih suatu tujuan dan menghilangkan tujuan yang lain, atau mencari penyelesaian dengan mencari tujuan yang dapat menjadi penengah.

Macam-macam Perencanaan Organisasi

Strategic Plans

Perencanaan umum yang menyangkut pengalokasian sumberdaya, pemilihan skala prioritas dan langkah-langkah yang bertujuan mencapai tujuan strategis. Perencanaan ini dibuat oleh dan untuk manajemen puncak.

Tactical Plans

Perencanaan yang dilakukan utnuk mendukung perencanaan strategis yang dibuat dan diperuntukkan manajemen menengah.

Operational Plans

Perencanaan yang lebih bersifat jangka pendek yang dibuat dan diperuntukkan tingkatan manajerial yang lebih bawah.

Kerangka Waktu dalam Perencanaan

Dimensi waktu dalam perencanaan. Sesuai dengan hukum komitmen, perencanaan harus menyediakan alokasi waktu yang dapat mendukung komitmen manajer-manajer yang terlibat di dalamnya.

Perencanaan Jangka Panjang

Meliputi hal-hal yang bersifat strategis dalam waktu terkini dan masa depan, biasanya dibuat untuk skala waktu lima tahunan.

Perencanaan Jangka Menengah

Biasanya dibuat utnuk jangka waktu 1-5 tahun yang berisikan berbagai perecanaan taktis, biasanya merupakan titik konsentrasi perencanaan suatu organisasi.

Perencanaan Jangka Pendek

Untuk waktu 1 tahun atau kurang, menyangkut perencanaan yang bersifat tindakan atau respon terhadap sesuatu yang terjadi.

Pembagian Tanggungjawab dalam Perencanaan

Staff Perencanaan

Mengumpulkan informasi, mengkoordinasi tindakan-tindakan perencanaan, melihat sesuatu secara menyeluruh bukan sebagian-sebagian.

Staff Perencanaan Khusus

Dibentuk saat suatu organisasi membutuhkan perencanaan ketika terjadi sesuatu yang bersifat khusus.

Dewan Direksi

Mewujudkan perencanaan strategis untuk mewujudkan misi organisasi.

Manajer Utama

Biasanya menjadi pemimpin dalam dewan direksi, memiliki peran utama dalam perencanaan dan pelaksanaan strategi suatu organisasi.

Komite Eksekutif

Berisikan kepala-kepala eksekutif suatu perusahaan, melakukan rapat rutin yang membahas perencanaan strategis dan memberikan masukan kepada manajer utama.

Manajer Lini

Bertugas melaksanakan perencanaan yang dibuat oleh manajer di tingkat atas dan memberikan informasi yang membantu pihak di atasnya menyangkut pelaksanaan dari perencanaan yang ada.

Perencanaan Contingency

Contingency adalah pengambilan keputusan alternatif yang dilakukan ketika terjadi sesuatu yang mengganggu atau tidak sesuai dengan perencanaan yang dilakukan. Di mana proses perencanaan melalui tahap-tahap :

Langkah 1
Membangun perencanaan, dengan mempertimbangkan kejadian-kejadian yang bersifat contingency

Langkah 2
Melaksanakan perencanaan dan secara khusus mencoba mengidentifikasi permasalahan-permasalahan yang bersifat contingency

Langkah 3
Membuat kerangka indikator untuk mengukur terjadinya kasus-kasus contingency dan mempersiapkan perencanaan contingency untuk menyelesaikan permasalahn yang mungkin terjadi.

Langkah 4
Mencapai keberhasilan dalam melaksanakan perencanaan maupun perencanaan contingency

Perencanaan Taktis

Membangun Perencanaan Taktis

• Mengenali dan memahami keseluruhan perencanaan strategis dan tujuan taktis yang ada.
• Mengetahui potensi sumber daya yang berhubungan dengan perencanaan dan sadar akan kebutuhan waktu
• Mengenali dan memahami komitmen sumberdaya manusia yang dimiliki

Melaksanakan Perencanaan Taktis

• Mengevaluasi tiap poin pelaksanaan apakah sesuai dengan tujuan yang dicapai
• Melakukan pendistribusian dan pengumpulan informasi serta sumberdaya
• Melakukan pengawasan komunikasi secara vertikal maupun horizontal dan mengawasi integrasi dari tiap-tiap aktifitas yang dilakukan
• Mengawasi pelaksanaan perencanaan yang tengah dilakukan apakah sesuai dengan standart pencapaian yang telah ditetapkan.

Tipe Perencanaan Operasional

Perencanaan Momental (single-use plan)

Dibangun untuk menciptakan standart perlaksanaan yang bersifat momental dan mungkin tidak berlaku di masa yang akan datang.

Terdiri dari :

• Program. Perencanaan untuk suatu set besar kegiatan atau aktifitas pada kurun waktu tertentu.
• Project (proyek). Lebih spesifik dan lebih kompleks daripada program terkhusus pada suatu kegiatan.

Perencanaan Tetap (Standing Plan)

Dibangun untuk mengatur tata pelaksanaan yang bersifat regular pada periodisasi manajerial tertentu. Yang terdiri dari :

• Kebijakan. Lebih kepada tanggapan umum organisasi dalam menghadapi situasi atau problema yang terjadi.
• Prosedur Standart Operasional. Kisi-kisi pelaksanaan yang berisi langkah-langkah yang harus dilakukan sesuai dengan bidang-bidang apa yang ada.
• Peraturan dan tata laksana. Penjelasan tentang kegiatan apa yang harusnya dilaksanakan dan bagaimana ideal pelaksanaannya.

Hal-hal yang Menghambat Penentuan Tujuan dan Perencanaan

Seorang manajer harus mengetahui hal-hal yang menghambat sebuah organisasi dalam mencapai tujuannya dan hal-hal yang menghambat pelaksanaan perencanaan yang dilakuan sebuah organisasi. Tentu saja seorang manajer harus tahu bagaimana untuk mengatasi hambatan-hambatan tersebut.

Hambatan secara umum

• Tujuan yang tidak sesuai
• Sistem pemberian upah (penghargaan) yang tidak sesuai
• Permasalahan lingkungan yang dinamis dan komplek
• Kesulitan-kesulitan untuk mewujudkan tujuan
• Ketidakmampuan mengatasi dan menghadapi perubahan
• Perselisihan

Mengatasi hambatan

• Memahami tujuan perusahaan serta tujuan perencanaan
• Komunikasi dan partisipasi menyeluruh
• Penerapan perencanaan contingency, revisi dan pembaharuan
• Menciptakan sistem penghargaan (pemberian upah) yang efektif